Čo je faktúra, na čo sa používa a čo MUSÍTE vždy vedieť

Faktúra je daňový doklad a dokument medzi dodávateľom a odberateľom.

Pre dodávateľa slúži ako príjmový doklad (komu sme predali aký tovar/službu za akú cenu).

Pre odberateľa / klienta / zákazníka slúži ako náklad a doklad o zaplatení (od koho sme kúpili aký tovar/službu za akú cenu).

Okrem toho obsahuje aj konkrétne identifikačné a fakturačné údaje oboch strán. Na faktúre sú aj dátumy vystavenia, dodania a splatnosti.

Moderný fakturačný softvér na faktúru môže pridať aj QR kód pre rýchlejšiu platbu, poskytnúť tvorbu faktúr v cudzích menách a jazykoch, alebo napojiť fakturáciu cez API na rôzne systémy, e-shopy, siete a programy. Napríklad, pri vystavovaní faktúr cez Fintoro ich môžete posielať klientom e-mailom priamo z platformy jedným kliknutím - nemusíte ručne posielať e-maily s prílohami.

V rámci účtovníctva sa faktúry a ostatné daňové doklady musia párovať s pohybmi na bankovom účte. Faktúry môžu mať súvisiace dokumenty a doklady, napr. cenové ponuky, zálohové faktúry, objednávky či dobropisy.

Čo si vždy musíte pri faktúrach pamätať

1. Faktúra je daňový doklad - napr. zálohová faktúra nie je daňovým dokladom.
2. Faktúra nesmie zmiznúť - vystavenú faktúru nikdy nevymazávajte. Vždy ju musí nahradiť alebo doplniť súvisiaci dobropis, storno faktúra alebo opravný daňový doklad pri vrátení peňazí, zrušení objednávky alebo neuhradení faktúry.
3. Faktúry a daňové doklady musíte zálohovať a archivovať 10 rokov (aspoň v digitálnej forme, napr. vo Fintoro)
4. Číslovanie musí byť dôsledné - v číselnom rade nesmie číslo faktúry chýbať alebo byť duplicitné s inou faktúrou v kalendárnom roku.
5. Faktúru (daňový doklad) vždy vystavujte až po dodaní služby/tovaru - pred dodaním služieb či tovarov na platby použite napr. zálohovú faktúru

Nikdy na túto päticu fakturačných prikázaní nezabúdajte. Porušenie môže mať za následok pokuty od štátu alebo zbytočné problémy v účtovníctve.

Ďalšie info o faktúrach, ktoré vám pomôžu v podnikaní

1. Faktúry sa môžu vystavovať nezaplatené, tj. so sumou na zaplatenie. Zároveň, faktúry sa môžu vystaviť po prijatí platby, tj. čiastočne alebo plne uhradené. Napríklad, ak ste platbu prijali už na základe zálohovej faktúry.
2. Faktúry nemusíte tlačiť na papier - zákazníkom môžete poslať elektronickú formu v PDF e-mailom, ktorú si vystavíte cez fakturačné softvéry. Kvalitné fakturačné softvéry podporujú aj hromadný elektronický export do účtovných softvérov.

Tu je náš návod na vystavenie faktúry cez Fintoro.

Poučková definícia faktúry

Faktúra je definovaná zákonom: § 71, odsek 1, písmeno a, zákona č. 222/2004 Z.z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov. Faktúra je každý doklad alebo oznámenie, v listinnej alebo elektronickej forme podľa tohto zákona alebo súvisiaceho zákona platného v inom členskom štáte.

Faktúrou je aj oznámenie alebo doklad, ktorý pozmeňuje pôvodnú faktúru a zároveň sa osobitne a jednoznačne na ňu vzťahuje. Ide primárne o dobropis, o ktorom si čoskoro povieme viac samostatne.

Vierohodnosťou pôvodu faktúry sa rozumie potvrdenie totožnosti dodávateľa tovaru alebo služby alebo osoby, ktorá v mene dodávateľa vyhotovila faktúru. Neporušenosťou obsahu faktúry sa rozumie zachovanie obsahu faktúry.

Faktúra sa často (nie vždy) vystavuje na základe predchádzajúceho dokladu. Väčšinou ide o objednávku, cenovú ponuku, report dohodnutých prác alebo inú zmluvu. Sú tiež podkladom pre fakturáciu a sú prílohou faktúry, ktorú vyžaduje aj daňový úrad na predloženie ako dôkaz vykonanej fakturácie v prípade kontroly.

Lehoty na vystavenie faktúry udáva zákon o DPH a riadi sa nimi podnikatelia, ktorí sú platiteľmi DPH. Ak ste neplatiteľ DPH, zákon nestanovuje termín, dokedy musíte faktúru vystaviť. Zákon o účtovníctve prikazuje vystavenie účtovného dokladu bez zbytočného odkladu (ihneď po dodaní služby alebo produktu).

Čo musí byť na faktúre

Dodávateľ

1. Meno resp. názov podnikateľa, živnostníka alebo firmy
2. Adresa sídla
3. IČO
4. DIČ
5. IČ DPH (keď podnikateľ dostal pridelené od daňového úradu po registrácii na platiteľa DPH)
6. Registračnú vložku, s.r.o. alebo živnostnenský úrad
7. Platobné údaje
   1. Názov banky
   2. IBAN
   3. SWIFT banky (SWIFT je rovnaké ako BIC)
   4. Špecifický, konštantný a variabilný symbol (podľa potreby)

Odberateľ

1. Meno alebo názov firmy
2. Adresa sídla alebo fakturačná adresa (resp. trvalý pobyt fyzickej osoby)
3. IČO, DIČ, IČ DPH (ak ich odberateľ má)

Dátumy

1. Dátum vystavenia (kedy bola faktúra vytvorená a vystavená)
2. Dátum dodania (kedy bol tovar/služba dodaná - dodanie nesmie byť skôr ako vystavenie faktúry resp. daňového dokladu)
3. Dátum splatnosti (napr. 14 dní od vystavenia, podľa potreby)

Zoznam položiek

1. Názov a popis položky - tovar/služba
2. Počet a merné jednotky - napr. 5 kusov, 20 hodín, 50 kg a podobne
3. Jednotková cena a cena spolu za všetky jednotky
4. Ak je dodávateľ platiteľ DPH, aj DPH sadzba, jednotková suma DPH a DPH spolu

Poznámky

Na faktúru podľa potreby vložte poznámku nad položky alebo poznámku pod položky. Napríklad, ak ste neplatiteľ DPH, vložte to ako text do poznámky (Fintoro vloží automaticky).

Sumy

Celková suma na zaplatenie (alebo suma zaplatená pred vystavením faktúry, napr. na základe zálohovej faktúry). Platiteľ DPH uvádza aj rozrátanie DPH, sumy bez DPH a sumy s DPH.

Platobné údaje

Sú už dodatočné pre zlepšenie komfortu. Jasne napísaný IBAN, QR kód alebo iná forma platobného odkazu aj so sumou na úhradu.

Metadáta a dizajnové prvky

Softvéry na tvorby faktúr vám do pätičky faktúry môžu pridať kontaktný e-mail, telefón a webstránku. Môžete vložiť aj naskenovaný podpis či pečiatku pre digitálne PDF faktúry. Nezabudnite na číslovanie strán (aj strana 1/1 pri jednostranných faktúrach).

Extra

Prílohy ISDOC, ktoré sú vložené priamo do PDF súboru. Napríklad ISDOC je univerzálny česko-slovenský formát pre prenos údajov. Faktúry vo formáte ISDOC podporuje veľa fakturačných, účtovných a iných softvérov, vďaka čomu môžete jednoducho a rýchlo exportovať a importovať faktúry medzi rôznymi systémami. Zistite viac o ISDOCu v našom článku tu.

Čo robiť s vystavenými faktúrami

Vystavené faktúry musíte uchovávať a archivovať 10 rokov (v prípade súdnych sporov, daňových kontrol a zákonných povinností). Svoje príjmové doklady, a teda aj vystavené faktúry, posuniete svojmu účtovníkovi, minimálne raz ročne pre účely daňového priznania a účtovnej závierky. Ak ste platiteľom DPH alebo máte iné povinnosti, napr. podávanie mesačných/kvartálnych výkazov, faktúry dáte účtovníkovi, aby vám tieto výkazy vypracoval. Využiť môžete rôzne funkcie hromadných exportov do účtovných softvérov, takže to môžete mať celé vyriešené do minúty - avšak tieto funkcie vám poskytnú iba pokročilé fakturačné softvéry.