Čo je zálohová faktúra a na čo sa používa
Zálohová faktúra je dokument, ktorý živnostníci a firmy používajú vďaka viacerým prínosom. Nie je to povinný podnikateľský doklad, ale dokáže vám ušetriť veľa času, peňazí a nervov.
Zálohovej faktúre sa hovorí aj proforma alebo iba zálohovka. Zálohovka má dva hlavné účely.
- Dokument pre požiadanie o zálohu za tovar alebo služby. Záloha môže, ale nemusí byť iba čiastočná platba celej zákazky.
- Dokument pre požiadanie o celú platbu s rizikom, že takáto platba nemusí byť zaplatená. Najmä e-shopy pri platbe prevodom, kedy zákazník nemusí zaplatiť a zálohovka nespôsobí zbytočné účtovné komplikácie, ako by mohla spôsobiť nezaplatená ostrá faktúra.
V prvom prípade ide o vyžiadanie platby zálohy. Napríklad, dodávateľ zákazky za 800 € môže zálohovú faktúru vystaviť na 50 %, čiže 400 €. Vďaka zálohe môže pokryť počiatočné výdaje, materiál alebo napríklad rezerváciu.
V druhom prípade sa zálohová faktúra používa v prípadoch, kedy si podnikateľ nie je na 100 % istý, či bude platba realizovaná. Najčastejšie ide o objednávky cez e-shopy pomocou platby bankovým prevodom. Medzi potvrdením objednávky a zaplatením môže byť niekoľko dní, kedy si zákazník rozmyslí nákup.
Ak by sa hneď na takúto objednávku vystavila ostrá faktúra, ktorá by nebola zaplatená, spôsobilo by to zbytočné problémy v účtovníctve, najmä pre platiteľov DPH.
Zálohová faktúra nie je daňový doklad
Nie je povinné ju vôbec vystavovať a používať. Je to ale dobrá pomôcka, s ktorou si môžu podnikatelia pomôcť a predísť problémom.
Nezabudnite, že k zaplatenej zálohovej faktúre (a každej inej platbe) je potrebné po zaplatení/dodaní vystaviť aj ostrú faktúru, prípadne daňový doklad k prijatej platbe. S tým vám pomôže aplikácia Fintoro, kde to zvládnete na dve kliknutia.
Samotný obsah zálohovej faktúry je takmer totožný s dizajnom a údajmi klasickej faktúry. Samozrejme, namiesto nadpisu Faktúra sa používa Zálohová faktúra a následne sa s ňou inak pracuje po vystavení v účtovníctve.
Účtovanie zálohovej faktúry
Zálohová faktúra nie je daňovým dokladom tak, ako sú ostrá faktúra, bloček alebo daňový doklad k platbe. Z tohto dôvodu v rámci účtovania zálohová faktúra nie je dokladom o platbe, príjme alebo výdavku. Zo zálohovej faktúry je vždy potrebné vytvoriť ostrú faktúru alebo doklad, ku ktorému sa v účtovníctve zálohová faktúra neskôr priradí a pridá ako súvisiaci dokument a príloha.
Zálohová faktúra skratka
V praxi sa môžete stretnúť so skratkou ZAL, často aj s konkrétnym číslom. Napr. ZAL2025006, čo predstavuje práve zálohovú faktúru. Niekedy ZAL môže byť skratka pre zálohu, aj keď nemusí ísť o zálohovú faktúru. Spoznajte ďalšie dôležité skratky z podnikania TU.
Zhrnutie zálohoviek
- Zálohová faktúra nie je povinný dokument.
- Nie je to daňový doklad.
- K uhradenej zálohovej faktúre treba vystaviť ostrú faktúru alebo daňový doklad k prijatej platbe.
- Údaje na zálohovej faktúre sú takmer totožné s údajmi na ostrej faktúre, okrem nadpisu dokumentu a často aj dátumu dodania (ten musí byť na ostrej faktúre, no na zálohovej faktúre nemusí byť).
- Je to skôr interný pomocný dokument, vďaka ktorému sa môžeme vyhnúť problémom nezaplatených ostrých faktúr.
- Často má skratku ZAL
