Čo je zálohová faktúra (proforma, predfaktúra) a na čo sa používa

Zálohová faktúra je dokument, ktorý živnostníci a firmy používajú vďaka viacerým prínosom. Nie je to povinný podnikateľský doklad, ale dokáže vám ušetriť veľa času, peňazí a nervov.

Zálohovej faktúre sa hovorí aj proforma, predfaktúra alebo iba zálohovka. Zálohovka má dva hlavné účely. 

1. Dokument pre požiadanie o zálohu za tovar alebo služby. Záloha môže, ale nemusí byť iba čiastočná platba celej zákazky.
2. Dokument pre požiadanie o celú platbu s rizikom, že takáto platba nemusí byť zaplatená. Najmä e-shopy pri platbe prevodom, kedy zákazník nemusí zaplatiť a zálohovka nespôsobí zbytočné účtovné komplikácie, ako by mohla spôsobiť nezaplatená ostrá faktúra.

V prvom prípade ide o vyžiadanie platby zálohy. Napríklad, dodávateľ zákazky za 800 € môže zálohovú faktúru vystaviť na 50 %, čiže 400 €. Vďaka zálohe môže pokryť počiatočné výdaje, materiál alebo napríklad rezerváciu. Samozrejme, vyžiadanie platby môže byť aj v plnej sume.

V druhom prípade sa zálohová faktúra používa v prípadoch, kedy si podnikateľ nie je na 100 % istý, či bude platba realizovaná. Najčastejšie ide o objednávky cez e-shopy pomocou platby bankovým prevodom. Medzi potvrdením objednávky a zaplatením môže byť niekoľko dní, kedy si zákazník rozmyslí nákup.

Ak by sa hneď na takúto objednávku vystavila ostrá faktúra, ktorá by nebola zaplatená, spôsobilo by to zbytočné problémy v účtovníctve, najmä pre platiteľov DPH.

Synonymá ako zálohovka, proforma, predfaktúra alebo preddavková faktúra

Zálohová faktúra (a všetky synonymá) nie sú zákonom definované doklady, ani nie sú daňové doklady. Je to čisto informatívny dokument medzi obchodnými stranami a inými slovami sa používa ešte pred uskutočnením platby a reálnej daňovej transakcie. 

Preto sa môžete stretnúť so slovami a dokumentmi, ktoré ale vždy znamenajú to isté:

Zálohová faktúra, zálohovka, proforma, preddavková faktúra, predfaktúra, faktúra na zálohu, výzva na úhradu zálohy alebo aj zálohový doklad.

V praxi ide o preferenciu a všetky tieto dokumenty sú v princípe rovnaké - obsahujú informácie, ktoré sa po zaplatení prenesú na reálny daňový doklad resp. ostrú faktúru (do 15 dní po prijatí platby!)

Pozrite si náš návod na vystavenie zálohovej faktúry tu.

Zálohová faktúra nie je daňový doklad

Nie je povinné ju vôbec vystavovať a používať. Je to ale dobrá pomôcka, s ktorou si môžu podnikatelia pomôcť a predísť problémom.

Nezabudnite, že k zaplatenej zálohovej faktúre (a každej inej platbe) je potrebné po zaplatení/dodaní vystaviť aj ostrú faktúru, prípadne daňový doklad k prijatej platbe. S tým vám pomôže aplikácia Fintoro, kde to zvládnete na dve kliknutia.

Samotný obsah zálohovej faktúry je takmer totožný s dizajnom a údajmi klasickej faktúry. Samozrejme, namiesto nadpisu Faktúra sa používa Zálohová faktúra (alebo proforma/predfaktúra). Zálohovka sa následne v účtovníctve priraďuje ako súvisiaci doklad k ostrej faktúre alebo príjmovému daňovému dokladu. Je dobrou praxou, ale nie povinnosťou, archivovať aj nedaňové doklady a dokumenty.

Účtovanie zálohovej faktúry

Zálohová faktúra nie je daňovým dokladom tak, ako sú ostrá faktúra, pokladničný blok alebo daňový doklad k platbe. Z tohto dôvodu v rámci účtovania zálohová faktúra nie je dokladom o platbe, príjme alebo výdavku. Zo zálohovej faktúry je vždy potrebné vytvoriť ostrú faktúru alebo doklad, ku ktorému sa v účtovníctve zálohová faktúra neskôr priradí a pridá ako súvisiaci dokument a príloha.

Zálohová faktúra skratka

V praxi sa môžete stretnúť so skratkou ZAL, často aj s konkrétnym číslom. Napr. ZAL2025006, čo predstavuje práve zálohovú faktúru. Niekedy ZAL môže byť skratka pre zálohu, aj keď nemusí ísť o zálohovú faktúru. Spoznajte ďalšie dôležité skratky z podnikania TU.

Zhrnutie zálohoviek

1. Zálohová faktúra nie je povinný dokument.
2. Nie je to daňový doklad.
3. K uhradenej zálohovej faktúre treba vystaviť ostrú faktúru alebo daňový doklad k platbe.
4. Údaje na zálohovej faktúre sú takmer totožné s údajmi na ostrej faktúre, okrem nadpisu dokumentu a často aj dátumu dodania (ten musí byť na ostrej faktúre, no na zálohovej faktúre nemusí byť).
5. Je to skôr interný pomocný dokument, vďaka ktorému sa môžeme vyhnúť problémom nezaplatených ostrých faktúr.
6. Často má skratku ZAL

Či už im hovoríte zálohová faktúra, proforma alebo predfaktúra, je to jednoduchý dokument na základe ktorého dodávateľ žiada platbu od odberateľa. Až po reálnej úhrade sa vystavuje klasická ostrá faktúra alebo daňový doklad k platbe.

Takto vyzerá panel tvorby zálohovej proformy