Čo je číselný rad na faktúrach a dokladoch

Číselný rad (alebo číselné označenie) na faktúrach a iných účtovných dokladoch je jedinečný identifikátor, ktorý zabezpečuje jednoznačnú identifikáciu každého dokladu v účtovníctve. Podľa slovenského zákona o účtovníctve (zákon č. 431/2002 Z. z.) musí byť každý účtovný doklad označený takým spôsobom, aby bola preukázateľná úplnosť a chronologická postupnosť účtovníctva. Tento rad slúži na to, aby sa predišlo duplicitám, vynechaniam alebo zmätkom v evidencii, čo je dôležité pre daňové kontroly, audity a vnútornú organizáciu firmy.

V praxi ide o sériu čísel (prípadne kombinovanú s písmenami alebo dátumom, napr. FA2025001), ktorá sa prideľuje postupne každej vydanej faktúre alebo dokladu. Zákon nestanovuje presný formát, ale vyžaduje, aby bol rad nepretržitý a jednoznačný. Napríklad, faktúra nemôže mať rovnaké číslo ako iná, a čísla musia nasledovať za sebou bez chýbajúcich čísel.

Ako ho používať?

Používanie číselného radu je pomerne jednoduché, ale vyžaduje dôslednosť:

Zvolenie formátu

Pred začatím fakturácie si vyberte štruktúru radu. Môže byť jednoduchý (napr. 1, 2, 3...) alebo rozšírený (napr. 2025001 pre rok 2025 a poradové číslo 001). Formát by mal odrážať potreby firmy, ako napríklad oddelenie podľa rokov alebo typov dokladov. Vo Fintoro si môžete predvolený číselný rad jednoducho zmeniť a preprogramovať.

Postupné prideľovanie

Každý nový doklad dostane nasledujúce číslo v rade. Ak vydáte faktúru, automaticky ju očíslujte podľa aktuálnej sekvencie. Vo Fintoro sa vám o tom postaráme automaticky, aby bolo vždy všetko správne.

Evidencia

Všetky doklady musia byť evidované chronologicky podľa dátumu vystavenia. Ak používate viacero radov (viď nižšie), každý musí byť samostatne nepretržitý.

Na prelome rokov

Často sa rad resetuje na začiatku nového roka (napr. z 2024123 na 2025001), ale to nie je povinné – záleží na vašom systéme. Dôležité je, aby počas jedného zdaňovacieho obdobia (zvyčajne kalendárny rok) nedošlo k duplicitám.

Špeciálne prípady

Pri opravách alebo stornách faktúr sa nepoužíva nové číslo v hlavnom rade, ale vydá sa opravný doklad (dobropis) s odkazom na originál. Odporúča sa používať fakturačný softvér, ktorý automaticky kontroluje postupnosť a zabraňuje chybám. Napríklad tak, aby ste k vystavenej faktúre mohli hneď vytvoriť súvisiaci dobropis a nenarušili tak číslovanie faktúr.

Aké sú rôzne prípady?

Číselný rad sa môže líšiť podľa potrieb firmy alebo typu dokladov. Tu sú bežné varianty:

Jednoduchý sekvenčný rad:

Napr. 001, 002, 003... Používa sa v malých firmách bez zložitej štruktúry. Výhoda: Jednoduchosť. Nevýhoda: Ťažšie triedenie podľa rokov.

Rad s rokom:

Napr. 2025001, 2025002... Resetuje sa každý rok. Pomáha pri archivácii a daňových prehľadoch.

Viaceré samostatné rady

Možné pre rôzne typy dokladov alebo zákazníkov. Príklady:

• Samostatný rad pre domáce faktúry (napr. SK2025001) a pre zahraničné (EU2025001).
• Oddelené rady pre faktúry, zálohové faktúry alebo dobropisy (napr. ZF2025001 pre zálohy).
• Podľa pobočiek firmy alebo podľa DPH režimov (platitelia vs. neplatitelia).
• Fyzické osoby a právnické osoby. Ak predávate cez e-shop aj bežným spotrebiteľom, aj iným firmám.

Prefixy a suffixy

Napr. FA-2025-001 (FA pre faktúru), alebo kombinácia s kódom odberateľa. Zákon to umožňuje, pokiaľ je rad nepretržitý v rámci každej skupiny.

Špeciálne doklady

Pre kontrolný výkaz DPH (KV DPH) sa používa interné číslo dokladu, ktoré sa môže líšiť od externého (viditeľného na faktúre), ale musí byť konzistentné.

Vo všetkých prípadoch musí byť rad preukázateľný a bez medzier, duplikátov a chýbajúcich čísel počas účtovného obdobia.

Aké môžu nastať problémy, keď čísla faktúr nesedia?

Ak číselný rad nie je dodržaný (napr. vynechané čísla, duplicity alebo nesekvenčné poradie), môžu vzniknúť vážne komplikácie:

Daňové a účtovné problémy

Finančná správa môže pri kontrole považovať neúplný rad za znak neúplného účtovníctva, čo vedie k pokutám až do výšky 100 000 € podľa zákona o účtovníctve. Napríklad, vynechané číslo môže vyvolať podozrenie z skrytých transakcií. Minimálne riskujete častejšie a prísnejšie daňové kontroly, keďže problém v číselnom rade naznačuje, že niečo nemáte pri fakturácii alebo v účtovníctve v poriadku.

Problémy s DPH

Nesprávne číslovanie môže ovplyvniť odpočet DPH alebo kontrolný výkaz, čo rezultuje v dodatočných daňových nárokoch alebo sankciách, pokutách.

Interný chaos v rámci firmy

Duplicitné čísla sťažujú sledovanie platieb, čo môže viesť k chybám v účtovníctve, oneskoreným platbám alebo sporom s odberateľmi.

Auditorské a právne riziká

Pri audite alebo súdnom spore nemusíte preukázať úplnosť dokladov, čo môže znamenať stratu dôveryhodnosti alebo ďalšie pokuty.

Technické chyby

Ak používate manuálne číslovanie, riziko chýb je vyššie; softvéry minimalizujú toto riziko, ale pri prelome rokov alebo zmene systému môžu vzniknúť nesúlad. Ak napríklad počas roka zmeníte fakturačný softvér, uistite sa, že v novom môžete zmeniť a prenastaviť číselný rad, aby vám číslovanie pokračovalo, ako napr. aplikácia Fintoro.

Aby ste sa vyhli problémom, pravidelne kontrolujte sekvenciu, archivujte doklady a konzultujte s účtovníkom alebo daňovým poradcom. V prípade chyby (napr. vynechané číslo) zdokumentujte dôvod (napr. zrušená faktúra) a pokračujte v rade.

Vyskúšajte aj fakturačný softvér Fintoro, kedy už aj v balíčku predpatného zadarmo získate automatické a legislatívne správne číselné rady, ktoré si môžete zmeniť a prispôsobiť.