Ako zmeniť číselný rád faktúr a dokladov vo Fintoro - návod

Číselný rad (alebo číslo faktúry) na faktúrach a iných účtovných dokladoch je jedinečný identifikátor. V praxi ide o sériu čísel (prípadne kombinovanú s písmenami alebo dátumom, napr. FA2025001), ktorá sa prideľuje postupne každej vydanej faktúre alebo dokladu. Zákon nestanovuje presný formát, ale vyžaduje, aby bol rad nepretržitý a jednoznačný. Napríklad, faktúra nemôže mať rovnaké číslo ako iná, a čísla musia nasledovať za sebou bez chýbajúcich čísel.

Zistite viac o tom, čo je číselný rad faktúr, ako funguje, aké sú pokuty a iné info v našom článku TU.

Vo Fintoro si môžete prednastaviť, prispôsobiť a customizovať čiselné rady fakúr a ďalších dokladov v nastaveniach. Je to veľmi jednoduché. V určitých prípadoch ich nemusíte meniť vôbec, pretože Fintoro vám rady automaticky prispôsobí tak, aby boli legislatívne správne. Ak ich zmeniť potrebujete, napr. pri prechode z iného softvéru v nedokončenom kalendárnom roku, stačí nastaviť pokračovanie číslovania iba raz. Správne číslovanie svojich dokladov konzultujte so svojim účtovníkom alebo nám napíšte a skúsime vám pomôcť.

Ako fungujú číselné rady faktúr a ostatných dokladov vo Fintoro

1. Pre faktúry a ostatné doklady si môžete prispôsobiť a predprogramovať tzv. vzor číslovania
2. Pri použití vzoru napr. s kalendárnym rokom sa po ukončení kalendárneho roka číselný rad automaticky aktualizuje
3. Pre faktúry a iné doklady môžete vo Fintoro prednastaviť a používať viac číselných radov naraz (ale dodržte pravidlá z článku o číselných radoch)
4. Keď začnete používať Fintoro, číselné rady sú prednastavené a automaticky sa navyšujú tak, aby boli legislatívne správne
5. Ak v priebehu roka prejdete na nový fakturačný softvér, uistitie sa, že ako aj vo Fintoro môžete vzor navýšiť a pokračovať v predošlom číselnom rade bez duplikátov alebo chýbajúcich čísel*

*Ak ste sa v auguste rozhodli prejsť na inú fakturačnú aplikáciu a vaša posledná faktúra bola napr. 2025008, v novej aplikácii si nastavte nasledujúce číslo radu tak, aby pokračovalo 2025009. Vo Fintoro je to extrémne jednoduché a rýchle, v prípade otázok alebo asistencie nás môžete kedykoľvek kontaktovať.

Ako nastaviť číselný rad pre faktúry vo Fintoro

1. Po prihlásení do Fintoro prejdite do sekcie Nastavenia
2. Prejdite na Nastavenia dokladov
3. Posuňte sa nižšie na stránke a nájdete kompletnú konfiguráciu číselných radov dokladov

Do vzoru si môžete ľubovoľne vpísať vlastné znaky. Pre vpísanie dátumových a číselných údajov použite následujúce značky:

• (RRRR) - rok 4 miestny (napr. 2024, 2023)
• (RR) - rok 2 miestny (napr. 24, 23)
• (MM) - mesiac (napr. 01, 02 ..., 11, 12)
• (DD) - deň (napr. 01, 02, ..., 30, 31)
• (CC) - číselný údaj 2 miestny (napr. 01, 02, ... 99)
• (CCC) - číselný údaj 3 miestny (napr. 001, 002, ... 999)
• (CCCC) - číselný údaj 4 miestny (napr. 0001, 0002, ... 9999)
• (CCCCC) - číselný údaj 5 miestny (napr. 00001, 00002, ... 99999)

Môžete nastaviť aj nasledujúce číslo - tj. číslo, ktoré bude mať ďalšia vystavená faktúra. Použite najmä pri prechode z iného fakturačného softvéru v priebehu "rozfakturovaného roka" tak, aby čísla pokračovali bez opakovania a chýbajúcich čísel.

Počas prepisovania vzoru ihneď uvidíte aj príklad nasledujúceho čísla faktúry, takže môžete voľne experimentovať bez toho, aby ste opustili podstránku nastavení.

Po dokončení kliknite na tlačidlo Uložiť a máte hotovo. V prípade, že si číselné rady riadne nastavíte raz, už to pravdepodobne nikdy v budúcnosti nemusíte znovu nastavovať ani riešiť, resp. iba podľa potreby. Ak ste pred použíaním Fintoro v kalendárnom roku nevystavili žiadnu faktúru (napr. ste začali podnikať a hneď fakturovať cez Fintoro alebo ste prešli z iného softvéru na prvú faktúru v novom kalendárnom roku) nemusíte prednastavené čiselné rady meniť vôbec. Fintoro ich od začiatku automatizuje a nastaví legislatívne správne. 

Ak si neviete rady, napíšte nám alebo sa ohľadom čislovania faktúr poraďte s účtovníkom.

Nastavenie viacerých čiselných radov faktúr

Číselných radov pre faktúry a iné doklady si môžete nastaviť viacero zároveň. Následne si pri tvorbe faktúry vyberiete, ktorý číselný rad súvisí s konkrétnou faktúrou. Najčastejšie sa viaceré číselné rady využívajú pre MO a VO. Môže to zjednodušiť účtovníctvo, DPH, zákaznícku podporu a oveľa viac. V praxi teda môžete mať jeden číselný rad pre zákazníkov a spotrebiteľvo vášho e-shop a iný číselný rad pre firemné zákazky. Používanie viacerých číselných radov, či je to pre vás vhodné a ako to spravíte správne sa poraďte s účtovníkom.

Ako nastaviť číselný rad pre zálohové faktúry vo Fintoro

Vzor a nastevenie pre číslovanie zálohových faktúr je rovnaké ako pri faktúrach. Stačí si v nastavení číselných radov kliknúť na vzor číselného radu pre Zálohovky. Keďže zálohová faktúra nie je daňový doklad, číslovanie nemusí byť súvislé, chronologické a môže mať chýbajúce (vymazané, nepoužíte) zálohové faktúry. Aj napriek tomu odporúčame dodržiavať v čislovaní poriadok.

Ako nastaviť číselný rad pre dobropisy vo Fintoro

Dobropis je opravný doklad, záporná faktúra, ktorá je prílohou inej faktúry alebo daňového dokladu. Najčastejšie sa vytvára pri vrátení platby. Číslovanie a číselný rad dobropisov sa vo Fintoro nastavuje na rovnakom mieste a rovnakým spôsobom, ako faktúry. Stačí si v nastavení číselných radov kliknúť na vzor číselného radu pre Dobropisy.

Ako nastaviť číselný rad pre objednávky vo Fintoro

Číslovanie a číselný rad objednávok sa vo Fintoro nastavuje na rovnakom mieste a rovnakým spôsobom, ako faktúry. Stačí si v nastavení číselných radov kliknúť na vzor číselného radu pre Objednávky.

Ako nastaviť číselný rad pre prijaté faktúry vo Fintoro

Číslovanie a číselný rad prijatých faktúr sa vo Fintoro nastavuje na rovnakom mieste a rovnakým spôsobom, ako faktúry. Stačí si v nastavení číselných radov kliknúť na vzor číselného radu pre Prijaté faktúry. Číslovanie prijatých faktúr je interné, pretože číslo faktúry pre vás ako odberateľa rieši dodávateľ. Vo Fintoro môžete evidovať náklady a číselný rad pre prijatú faktúru je pre vaše interné účely, najmä pre lepší prehľad a lepšiu komunikáciu s účtovníkom.

Ako nastaviť číselný rad pre prijaté bločky vo Fintoro

Číslovanie a číselný rad prijatých bočkov sa vo Fintoro nastavuje na rovnakom mieste a rovnakým spôsobom, ako faktúry. Stačí si v nastavení číselných radov kliknúť na vzor číselného radu pre Prijaté bločky. Číslovanie prijatých bločkov je interné, pretože číslo bločku/daňového dokladu pre vás ako odberateľa rieši dodávateľ. Vo Fintoro môžete evidovať náklady a číselný rad pre prijatý pokladničný blok/daňový doklad je pre vaše interné účely, najmä pre lepší prehľad a lepšiu komunikáciu s účtovníkom.

Ak by ste v súvislosti s nastavením číselných radov pre faktúry a iné doklady vo Fintoro mali akékoľvek otázky, nejasnosti alebo nápady, kedykoľvek nám napíšte a pomôžeme vám.