Čo je skladový systém a kedy ho pri podnikaní musíte mať
Michal Hudcovič
Kedy potrebujete skladový systém a aký typ si vybrať?
Skladový systém je softvér, ktorý eviduje každý kus tovaru od príjmu až po výdaj – vie presne, koľko čoho máte, kde to leží, kedy expiruje a či je už rezervované na objednávku.
Pomáha mať 100 % prehľad o zásobách v reálnom čase, automatizuje príjem/výdaj, urýchľuje vybavovanie objednávok a robí inventúru za pár hodín namiesto dní.
Redukuje chyby (predaj neexistujúceho tovaru), straty „nevysvetliteľne zmiznutého“ tovaru, zbytočné viazanie peňazí v prebytočných zásobách a čas strávený hľadaním.
Používa sa všade, kde sa fyzicky pohybuje tovar – v e-shopoch, veľkoobchodoch, výrobných firmách, servisoch, lekárňach aj v malých dielňach, ktoré už prerástli Excel. Jednoducho všade, kde sklad prestáva byť „len polička vzadu“.
Skladový systém nie je jedno univerzálne riešenie – v praxi sa delí na dve hlavné kategórie. Každá je vhodná pre úplne inú veľkosť a zrelosť podnikania.
1. Jednoduché skladové počítadlo
("stačí Excel alebo jednoduchý program")
Toto je základná evidencia skladu: vidíte, koľko kusov máte, pridávate alebo odstraňujete kusy, aktuálny stav. Prípadne základná automatizácia, kedy kusy odchádzajú ako položky na faktúrach alebo sa pridajú naspäť na sklad s položkami na dobropisoch.
Používa sa, keď:
- predávate menej ako cca 50 rôznych položiek
- máte 1 sklad (alebo len jeden regál v kancelárii)
- tovar príde → predá sa → odíde (žiadne komplikované výrobné operácie)
- nepotrebujete čiarové kódy, EAN, SKU, sériové čísla, expiráciu, šarže, rezervácie
- robíte inventúru napr. iba raz za rok ručne
- stačí vám vedieť "máme/nemáme"
Príklady riešení: Excel, Google Sheets, jednoduché skladové aplikácie
Kedy už toto prestáva stačiť?
Keď začnete strácať prehľad, robíte časté chyby (predáte tovar, ktorý už nie je skladom), trávite hodiny hľadaním, kde sa čo stratilo, alebo keď sa sklad stáva "čiernou dierou" peňazí a času.
2. Kompletný skladový systém
(WMS – Warehouse Management System)
Profesionálny systém, ktorý riadi každý pohyb tovaru od príjmu až po expedíciu.
Potrebujete ho, keď:
- máte viac ako 50 rôznych položiek
- máte viac skladov (viac regálov, viac skladov, externé sklady, prevádzky, kancelárie, tímy)
- používate čiarové kódy / EAN / snímače / mobilné terminály
- potrebujete sledovať šarže, sériové čísla, expiráciu, trvanlivosť
- robíte rezervácie tovaru na objednávky ešte pred expedíciou
- máte viac ľudí na sklade a potrebujete zadávanie úloh
- chcete presné umiestnenie tovaru (regál A1 – polica 3 – pozícia 5)
- chcete automatické dopĺňanie minimálnych zásob, objednávanie u dodávateľov
- potrebujete rýchlu a presnú inventúru (neustále alebo cyklickú)
Jednoduchá pomôcka – kedy prejsť na "veľký" skladový systém?
| Situácia | Jednoduché počítadlo | Kompletný skladový systém |
|---|---|---|
| < 50 položiek, 1 sklad | Áno | Nie |
| > 1000 položiek, viac skladov | Nie | Áno |
| Používate čiarové kódy a snímače | Nie | Áno |
| Sériové čísla / šarže / expirácia | Nie | Áno |
| Denne vybavujete 20+ objednávok | Možno ešte áno | Čoskoro budete potrebovať |
| Strácate tovar, neviete kde je | Nie | Áno |
| Robíte inventúru raz za rok celý deň | Áno | Nie |
| Inventúra trvá hodinu a je presná | Nie | Áno |
Zhrnutie
Začnite vždy jednoducho. Keď však sklad prestane byť prehľadný, začnete strácať peniaze na chybách a strácate čas hľadaním, je čas prejsť na profesionálny skladový systém. Ten správny moment spoznáte podľa toho, že sklad už riadi vás namiesto toho, aby ste vy riadili sklad.
