Ako nastaviť automatické upomienky, pripomienky a potvrdenia úhrad klientom
Automatické upomienky, pripomienky potvrdenia/poďakovania za úhradu
S fakturačným softvérom Fintoro si môžete automatizovať veľa vecí. Napríklad aj upomienky, pripomienky a potvrdenia platby za faktúry a iné doklady.
Každá faktúra alebo doklad má svoju splatnosť. Najčastejšie sa používa splatnosť 14 alebo 7 dní. Samozrejme, vždy záleží na konkrétnom odvetví, vašich obchodných podmienkach alebo aj dohode či zmluve s klientom. Splatnosť môže byť 1 deň ale aj 1 rok. (Aktuálne je maximálna splatnosť vo Fintoro 1000 dní - ak by ste potrebovali navýšenie, kontaktujte nás).
No, dátum splatnosti na faktúre môže byť pekný. Niekedy sa stáva, že klienti uhrádzajú na poslednú chvíľu alebo aj po splatnosti. Vždy je najlepšie aktívne a konštruktívne kontaktovať klienta.
Napísať e-mail, spýtať sa na situáciu, prípadne predĺžiť splatnosť. Najmä pri niektorých podnikateľských odvetviach môže byť cashflow veľmi časovo náročný. Ako keď "sú výplaty", všetko sa platí rýchlejšie, ale potom je treba čakať na ďalšiu výplatu. Podobne je to aj pri firmách, napr. keď e-shop dostáva peniaze z platobnej brány hromadne napr. každé dva týždne a dovtedy musí čakať na financie.
Dokonca platformy ako Apple App Store, Google AdSense alebo Amazon KDP posielajú peniaze aj s niekoľko týždenným či mesačným omeškaním.
Ako riešiť nezaplatené faktúry
- Pripomienka - keď sa dátum splatnosti blíži
- Upomienka - keď je faktúra alebo doklad po dátume splatnosti
A keď je faktúra alebo doklad uhradený, môžete zvážiť:
- Potvrdenie platby
- Poďakovanie za úhradu
Slúžia najmä pre klienta, aby mal istotu o úhrade a dorazení platby v správnej sume a v správnom čase.
Za bežných okolností musíte takéto e-maily písať ručne a posielať manuálne
Vo Fintoro máte možnosť prejsť do sekcie Nastavenia > E-maily a tieto e-mailové správy automatizovať. Môžete si zapnúť/vypnúť ich automatické posielanie. Môžete si aj upraviť šablónu a text správy, ktorá klientom dorazí.
Takže napríklad, ak chcete automatizovať upomienky o nezaplatení do dátumu splatnosti, môžete si ich zapnúť a prípadne upraviť text samotnej správy.
Zároveň si môžete aktivovať vlastné SMTP, aby tieto e-maily chodili z vašej adresy. V tomto prípade zistite viac o napojení SMTP / Fintoro v našom článku tu. Ak si s tým neviete rady, konzultujte svojho ITčkara alebo našu technickú podporu.
Upozornenie
Stav úhrady faktúry alebo iných dokladov vo Fintoro je viazaný na vašu vlastnú manuálnu alebo automatickú evidenciu úhrad!
Takže ak aj klient zaplatí, no vy si úhradu vo Fintoro k faktúre nepriradíte (alebo nemáte zapnutú automatickú evidenciu úhrad z bankového účtu), upomienka klientovi dorazí aj tak. Môže to spôsobiť chaos.
Preto vám maximálne odporúčame:
- Riadne, včasne a dôkladne pridávať úhrady k faktúram a dokladom vo Fintoro manuálne, alebo
- Prejsť na vyšší balík a spustiť automatickú evidenciu a priraďovanie úhrad k dokladom z vášho bankového účtu
Zistite viac o evidovaní úhrad vo Fintoro v našom článku tu.
Čo získate automatickými pripomienkami, upomienkami a potvrdenkami
Ušetrite si čas. Ak si riadne evidujete úhrady dokladov vo Fintoro (alebo ideálne používate automatické párovanie s bankovým účtom) ušetríte veľa času. Nemusíte si ručne posielať e-maily a pripomínať splatnosť faktúr. O všetko sa automaticky postará Fintoro a vy sa môžete naplno venovať podnikaniu.
Zároveň zvýšite šancu a rýchlosť platieb!
V prípade akýchkoľvek problémov nás kedykoľvek kontaktujte.
