Čo je samofakturácia (selfbilling), ako funguje, výhody a nevýhody

Čo je samo-fakturácia (self-billing)

Samo-fakturácia, známa aj ako self-billing, je proces, pri ktorom odberateľ (kupujúci) vystavuje faktúru namiesto dodávateľa (predávajúceho) za dodané tovary alebo služby. Tento mechanizmus sa používa na základe dohody medzi oboma stranami a je regulovaný právnymi predpismi.

Napríklad v rámci Európskej únie smernicou o DPH (2006/112/ES) a v Slovenskej republike zákonom o dani z pridanej hodnoty (č. 222/2004 Z. z.).

Na čo sa používa

Samo-fakturácia sa používa na zjednodušenie administratívnych procesov pri vystavovaní faktúr, najmä v situáciách, kde:

• Odberateľ má lepší prehľad o dodaných tovaroch alebo službách (napr. pri pravidelných dodávkach).
• Dodávateľ chce znížiť administratívnu záťaž, napríklad ak je malým podnikateľom alebo fyzickou osobou.
• Existuje dlhodobý obchodný vzťah s vysokým stupňom dôvery medzi stranami.
• Ide o veľké spoločnosti, ktoré spracúvajú veľké množstvo faktúr a chcú centralizovať a automatizovať proces.

Kedy sa používa

Samo-fakturácia je vhodná v nasledujúcich situáciách:

• Pri pravidelných alebo opakovaných dodávkach (napr. dodávky energií, surovín, služieb).
• Keď odberateľ využíva automatizované systémy na spracovanie faktúr a chce znížiť chybovosť.
• V rámci zmluvných vzťahov, kde je vopred dohodnutá cena alebo objem dodávok.
• Pri medzinárodných obchodoch, kde odberateľ lepšie rozumie lokálnym daňovým predpisom.

Pre koho je vhodná

• Veľké spoločnosti: Napríklad reťazce supermarketov, ktoré nakupujú od mnohých dodávateľov a chcú centralizovať fakturáciu.
• Malí dodávatelia: Fyzické osoby alebo malé firmy, ktoré nemajú kapacity na vystavovanie faktúr.
• Firmy s automatizovanými systémami: Podniky s ERP systémami, ktoré dokážu efektívne spracovať samo-fakturáciu.
• Medzinárodné obchody: Spoločnosti, ktoré operujú v rôznych krajinách a potrebujú zosúladiť fakturáciu s lokálnymi predpismi.

Je to legálne

Samo-fakturácia je legálna, ak sú splnené nasledujúce podmienky (v súlade so zákonom o DPH na Slovensku a smernicou EÚ):

1. Dohoda medzi stranami: Dodávateľ a odberateľ musia uzavrieť písomnú dohodu o používaní samo-fakturácie.
2. Súhlas dodávateľa: Dodávateľ musí odsúhlasiť každú vystavenú faktúru (môže to byť aj implicitný súhlas, ak sa dohodne vopred).
3. Splnenie náležitostí faktúry: Faktúra musí obsahovať všetky povinné údaje podľa zákona (napr. IČ DPH, dátum dodania, sumu, DPH, atď.).
4. Označenie „samo-fakturácia“: Faktúra musí byť označená ako „self-billing“ alebo „samo-fakturácia“.
5. Súlad s daňovými predpismi: Musí byť dodržaná legislatíva krajiny, kde je fakturácia vykonávaná.

Na Slovensku je tento proces upravený v § 71 ods. 2 zákona o DPH.

Výhody samo-fakturácie

1. Zníženie administratívnej záťaže pre dodávateľa: Malí dodávatelia nemusia vystavovať faktúry, čo šetrí čas a zdroje.
2. Efektívnosť pre odberateľa: Odberateľ môže automatizovať procesy a lepšie kontrolovať údaje na faktúrach.
3. Rýchlejšie spracovanie: Centralizované systémy odberateľa môžu urýchliť vystavovanie a spracovanie faktúr.
4. Zníženie chybovosti: Odberateľ, ktorý má presné údaje o dodávkach, môže vystaviť presnejšie faktúry.
5. Flexibilita pri medzinárodných obchodoch: Odberateľ môže prispôsobiť faktúry lokálnym daňovým požiadavkám.

Nevýhody samo-fakturácie

1. Závislosť na odberateľovi: Dodávateľ stráca kontrolu nad vystavovaním faktúr a musí dôverovať odberateľovi, že faktúra bude vystavená správne a včas.
2. Počiatočné náklady na nastavenie: Dohoda a integrácia systémov môžu byť administratívne náročné.
3. Riziko nesúladu s legislatívou: Ak odberateľ nesprávne vystaví faktúru (napr. chýbajúce údaje), môže to spôsobiť problémy pri daňovej kontrole.
4. Komunikácia a koordinácia: Vyžaduje sa úzka spolupráca a jasná komunikácia medzi stranami, aby sa predišlo nedorozumeniam.
5. Obmedzená použiteľnosť: Nie je vhodná pre všetky typy obchodných vzťahov, najmä ak je nízka dôvera alebo nepravidelné dodávky.

Ako vyzerá samo-fakturácia v praxi

Ja ako predajca za bežných okolností vystavujem faktúry za vajíčka, ktoré predávam. Ak sa písomne dohodnem s mojím odberateľom, môžeme prejsť na samo-fakturáciu. Teraz namiesto mňa bude "moju faktúru", teda faktúru, kde som predajca a dodávateľ ja, vystavovať sám odberateľ. Zároveň môže rovno poslať úhradu, faktúru napr. na e-mail a ja sa nemusím o nič starať. Faktúry odovzdám účtovníčke, vajíčka (alebo už akýkoľvek tovar alebo služby) dodám a všetko je vyriešené.

Zhrnutie

Samo-fakturácia (self-billing) je užitočný nástroj na zefektívnenie fakturačných procesov, najmä pre veľké spoločnosti a ich dodávateľov. Je legálna, ak sú splnené zákonné podmienky, a prináša výhody ako zníženie administratívy a chybovosti.

Na druhej strane vyžaduje dôveru, koordináciu a súlad s legislatívou. Pred zavedením je dôležité uzavrieť jasnú dohodu a zabezpečiť, aby boli obe strany oboznámené s právnymi požiadavkami.

Zároveň, o tomto systéme musia byť informovaní účtovníci na oboch stranách, aby nedochádalo k chybám alebo nedorozumeniam.