Čo je fakturačný softvér, ako funguje a ako vám pomôže
Fakturačný softvér je inými slovami nástroj, v ktorom si vytvárate faktúry a iné podnikateľské doklady. Okrem faktúry v nich môžete vytvárať aj:
- zálohové faktúry
- dobropisy (záporná faktúra)
- cenové ponuky
- dodacie listy
- objednávky
- a iné
Všetky fakturačné softvéry vám ponúknu vytvoriť faktúru a následne ju exportovať do formátu PDF. Tento doklad môžete následne vytlačiť na papier alebo poslať e-mailom klientovi.
Jednou zo super funkcií fakturačných aplikácií je, že môžete doklady posielať e-mailom jedným kliknutím. Nemusíte tým pádom každú faktúru stiahnuť, otvoriť si e-mail, písať obsah, nahrávať prílohu a posielať. Jedným kliknutím sa zbavíte niekoľkých minút na počítači alebo mobile, a to sa za roky podnikania môže nazbierať.
Fakturačný softvér je teda aplikácia, v ktorej vytvoríte faktúry oveľa jednoduchšie ako v počítačových programov (ako napríklad v Exceli, Worde alebo cez Google dokumenty). Získate aj desiatky funkcií, ktoré vám uľahčia prácu, ušetria čas a aj peniaze.
S čím vám fakturačný softvér pomôže
V základe je to “generátor PDF dokumentov”. Takže v nich vytvoríte faktúry rýchlejšie a ľahšie, ako v klasických programoch od Microsoftu (Excel, Word) alebo cez Google Dokumenty a Google Tabuľky.
Okrem toho (niektoré) ponúkajú extra výhody:
- Ušetria vám čas - rôzne funkcie ako automatické dopĺňanie údajov, databáza klientov a odberateľov, ktorých pridáte na faktúru jedným kliknutím namiesto vypisovania údajov.
- Ušetria vám peniaze - funkcie hromadného exportu priamo do účtovných softvérov. Účtovník vám daňové priznanie pripraví za pár minút a nie za desiatky hodín pridávania dokladov do účtovníctva po jednom. Účtovné služby môžete mať o desiatky EUR ročne lacnejšie.
- Zjednodušia párovanie úhrad - automatické funkcie sledovania pohybov na podnikateľskom účte a následne párovanie úhrad. Vďaka tomu vám budú svietiť neuhradené faktúry a všetko uvidíte aj na prehľadných grafoch.
- Výmenné kurzy - ak prijímate platby v iných menách ako je EURO, musíte platby konvertovať podľa kurzu NBS. Napríklad, náš softvér Fintoro sa o to po úhrade postará automaticky a v súlade so zákonom.
- Spolupráca - do vášho účtu môžete pridať viac ľudí, napr. účtovníka alebo kolegov, ktorí tiež spravujú faktúry alebo reklamácie.
- Preklady dokladov - ponúkajú možnosti prekladu faktúry alebo iného dokladu do iných jazykov. Ak získate zákazku zo zahraničia, nemusíte hodinu prekladať jeden dokument, stačí jeden klik.
- Rôzne meny - jedným kliknutím zmeníte faktúru na americké doláre, české koruny, forinty alebo zloté.
- Integrácie a API
- Cenník - namiesto jednotlivého vypisovania názvov a cien položiek si ich pridáte raz a vždy na faktúru pridáte výberom zo zoznamu.
- Databáza klientov - nemusíte vždy vypisovať všetky údaje klienta. Keď si ho raz uložíte, na budúce doklady ho pridáte kliknutím a výberom zo zoznamu.
- Mobilné aplikácie - fakturačný softvér máte vždy vo vrecku.
- Automatické dopĺňanie údajov - ak je váš klient podnikatel, do šikovného fakturačného softvéru napíšete iba prvé písmená názvu jeho firmy alebo živnosti a ostatné údaje ako sú IČO, DIČ, adresa sídla a pod. sa doplnia automaticky.
- Záloha a archív - vo fakturačnom softvéri vám zostanú faktúry a doklady aj spätne, takže ich máte zálohované a archivované aj pre prípadné daňové kontroly.
- A mnoho iných funkcií a výhod
*funkcie sa u rôznych fakturačných softvérov a rôznych balíkov predplatného líšia.
Oplatí sa používať platený fakturačný softvér?
Akonáhle vystavujete viac ako jednu faktúru mesačne, alebo aj tú jednu si chcete uľahčiť a získať aj ostatné výhody (napr. archiváciu, evidenciu úhrad, automatické konverzie mien a pod.) určite áno. Ceny fakturačných softvérov sa na Slovensku pohybujú okolo 5€ mesačne v základných balíkoch a dokážu vám ušetriť desiatky hodín času ročne a desiatky alebo aj stovky EUR ročne na účtovníctve vďaka exportom a integráciám.
Fakturačný softvér pre podnikanie vyslovene nepotrebujete. Ale ak sa dostanete do jedného z týchto bodov
- Máte veľa faktúr mesačne a naozaj vám to žerie čas
- Skutočne vás nebaví vkuse vypisovať šablóny vo Worde alebo Exceli
- Chcete mať všetko na jednom mieste a zálohované
- A chcete možnosti automatizácie, exportov a mobilné aplikáce
Platený prémiový fakturačný softvér sa vám naozaj oplatí a investícia sa vám vráti mnohonásobne.
Fakturačné softvéry na Slovensku
Samozrejme, odporúčam náš fakturačný softvér Fintoro. Okrem toho nášho môžem spomenúť aj našich konkurentov (v dobrom slova zmysle). Najdôležitejšie na zváženie je, aby ste si vybrali softvér od firmy, ktorá poskytuje podporu a aktívne softvér vyvíja tak, aby bol vždy aktuálny a v súlade so zákonom.
