5 dôvodov, prečo je online fakturácia lepšia ako šablóny, Word, Excel faktúry

Vygenerovaná faktúra v Microsoft Word alebo Excel, prípadne cez Google Dokumenty, znie ako dobrá voľba. Ide predsa iba o (väčšinou) jednostránkový doklad s číslami a kúskom textu, však? Nie je to úplne tak. Tento papier je iba malá časť celého účtovníctva a fungovania podnikania. S Word či Excel šablónami faktúr si spôsobíte aj viac problémov, ako vyriešite. Online fakturačný systém je oveľa efektívnejší a rýchlejší, ako tradičná tvorba dokumentov. A dôvodov je viacero:
1. Zameranie na inkasovanie platieb za faktúry a doklady
V skratke, vďaka online fakturácii môžete prijať platbu rýchlejšie,
Profesionálne nadizajnované faktúry dajú vašim klientom jasné informácie, aby mohli čo najjednoduchšie zaplatiť. Zameriavajú sa totiž na jednu konkrétnu akciu: prosím, zaplaťte mi. Či už k tomu dopomôžu automatické generované QR kódy pre rýchlu platbu, alebo viditeľné platobné údaje, IBAN, referenčné číslo platby a podobne.
Ak sú vaši klienti v každodennom chaose, myslia na milión vecí a e-mailom im pošlete faktúru, nebude sa im chcieť lúštiť neprehľadný dokument. Peniaze tak môžete získať skôr a minimalizujete šancu, že na faktúru klienti pozabudnú.
NIE LEN TO! Akonáhle vám platba príde, šikovná fakturačná aplikácia vám platbu automaticky priradí k dokladu. Takže aj vy budete vedieť, kedy a koľko klient zaplatil. Softvér vám vytvorí aj prehľadné grafy o platbách a finančných tokoch. A aké PDF, Wordovské alebo Excel šablóny dokážu niečo také?
2. Je to automatické
Online fakturačný softvér vám dokáže automatizovať veľa krokov a urýchliť tvorbu a správu dokladov aj úhrad.
Nikoho nebaví naháňať klientov, aby konečne zaplatili faktúru po splatnosti. S online fakturáciou máte možnosť nastaviť automatické pripomienky a opäť zefektívniť inkasovanie platieb.
Môžete napríklad aj jedným kliknutím duplikovať faktúry. Automaticky sa vytvorí nové číslo FA, aktualizujú dátumy vystavenia, splatnosti a dodania, a prevedú sa nemenné údaje. Nemusíte sa už brblať v počítačových programoch a prepisovať texty. Pretože duplikovať, aktualizovať a odoslať novú faktúru klientovi na e-mail zvládnete za pár sekúnd aj na telefóne.
A čo vkladanie dokladov do účtovníctva pre výkazy a daňové priznanie? Nikoho nebaví tvoriť, skladovať, hľadať a posielať desiatky PDF faktúr účtovníkovi. Online fakturačné nástroje vám ponúknu jednoduché exporty a importy. Ušetríte tak každý rok hodiny a hodiny riešenia papierov. Menej práce budú mať aj účtovníci, takže môžete na ich službách ešte aj ušetriť peniaze.
3. Ponúka silné a šikovné nástroje
Fakturačný softvér si ukladá vaše dokumenty, zákazníkov a klientov, daňové prednastavenia, číselné rady a veľa iných údajov, ktoré použije pre budúce doklady, alebo ku ktorým máte vy a účtovník kedykoľvek prístup.
Vďaka grafom, prehľadom a štatistikám zistíte všetky informácie o finančných tokoch, splateniach či mesačných obratoch.
Väčšina online platforiem ukladá celú dokladovú agendu a údaje na Cloude. Inými slovami archivujú všetky doklady, takže ich budete mať k dispozícií pre účtovníka alebo finančnú správu aj vo výnimočných situáciách. Preto ak by sa vám pokazil počítač, alebo by ste neboli dlhšiu dobu pri ňom, všetky potrebné doklady sú stále v bezpečí a k dispozícii. Dáta vás vždy budú čakať na zabezpečených serveroch a na viacerých zálohách.
Online fakturačné nástroje často ponúkajú aj export údajov. Či už vediete jednoduché alebo podvojné účtovníctvo, budete mať možnosť exportovať stovky dokladov naraz priamo účtovníkovi do jeho softvéru. Z dlhodobého hľadiska tak ušetríte stovky hodín a tisíce EUR.
4. Dá sa používať aj za pochodu
Či už ste doma, v kancelárii alebo na cestách, online fakturačný program máte vždy so sebou. Pre vystavenie dokladov vám stačí internet a akékoľvek zariadenie - počítač, notebook, mobil či tablet. Nemusíte čakať, kým sa dostanete k svojmu pracovnému počítaču.
5. Prispôsobenie dokumentov
Online fakturačné nástroje vám umožnia prispôsobiť si doklady, aby boli klienti WAU. Nemusíte byť dizajnér alebo si nejakého najímať. Krásne a profesionálne vyzerajúce faktúry môžete mať s Fintoro aj na 30 dní zadarmo. Doklady dosiahnu estetické ciele vašej značky a komunikácie.
Nech už použijete akékoľvek logo alebo farbu, uistite sa, že na faktúrach máte správne údaje, informácie a ceny. O veľa z toho sa postará Fintoro automaticky, ale presnosť údajov na dokladoch je predsa najdôležitejšia.
Fintoro v praxi
S fakturačnou aplikáciou Fintoro budete mať doklady zorganizované, ich tvorba bude rýchla a jednoduchá, budú vyzerať profesionálne a dostanete platby skôr.
Vytvorte svoju prvú faktúru alebo zálohovú faktúru cez Fintoro ako profík a ZADARMO.