Ako na strategické plánovanie a zdroje v organizácii

Plánovanie zdrojov

Predtým, ako sa strategický plán definitívne schváli a začne sa realizovať, musí vedúci zabezpečiť, aby boli v každej fáze plánu k dispozícii dostatočné zdroje na jednotlivé činnosti. V skutočnosti sa plánovanie zabezpečenia zdrojov musí považovať za rozhodujúci prvok samotného plánu. Strategický plán a ciele v rámci neho sa nedosiahnu, ak činnosti potrebné na realizáciu plánu nebudú riadne podporené vhodnými zdrojmi.

Prognóza zdrojov

Mala by sa vykonať prognóza zdrojov. Všetky plánované činnosti, etapy a ciele by sa mali analyzovať z hľadiska požiadaviek na zdroje (zdroje podľa zoznamu nižšie). Ak prognóza identifikuje oblasti, v ktorých dostupné alebo realizovateľné zdroje nezodpovedajú požadovanej úrovni, je potrebné to napraviť alebo zmeniť plán. Keď sa vedúci presvedčí, že potrebné zdroje budú k dispozícii, plán sa môže dokončiť a s istotou realizovať.

Prioritizácia zdrojov

Je lákavé zoradiť tieto zdroje a možno tvrdiť, že ľudské zdroje a s nimi spojené odborné znalosti a skúsenosti by mali byť na zozname najvyššie, ale nie je to logické. Nedostatok alebo neprimeranosť finančných, fyzických alebo systémových zdrojov pre ktorúkoľvek z mnohých činností alebo v ktorejkoľvek fáze plánu môže byť rovnako škodlivý ako nedostatok potrebných ľudských zdrojov. Je tiež lákavé uvažovať o zdrojoch len ako o ľudských, finančných alebo fyzických a tiež ako o zdrojoch pochádzajúcich len z interných zdrojov. Opäť to nie je vhodné, pretože strategický plán potrebuje podporu z iných oblastí, interných aj externých, ktoré by sa tiež mali opísať ako zdroje, napríklad systémy, politiky, dodávatelia, externé zainteresované strany.

Organizačná infraštruktúra

Forma a komplexnosť organizačnej štruktúry by mala byť navrhnutá tak, aby slúžila prijatému strategickému smerovaniu. Dôležitá je čo najflexibilnejšia, najdynamickejšia a najrýchlejšie reagujúca štruktúra. V niektorých odvetviach podnikania, napríklad v mnohých častiach verejného sektora, budú existovať obmedzenia a prekážky, ktoré budú diktovať byrokratickejšiu a rigidnejšiu štruktúru, ktorá obmedzuje schopnosť reagovať a flexibilitu. Mnohým z nich sa možno nedá vyhnúť, ale mali by sa neustále spochybňovať a podľa možnosti uvoľňovať. Vo väčšine ostatných sektorov neexistuje žiadna výhovorka. Vedúci predstavitelia organizácií v komerčne orientovaných odvetviach, medzi ktoré dnes patrí aj školstvo, zdravotníctvo, charitatívne organizácie a verejnoprospešné služby, sa musia usilovať o takú štruktúru svojich organizácií, aby mohli reagovať na rýchle tempo a neustále zmeny dnešného podnikateľského sveta.

Systémy, politiky, postupy

Vo funkčných oblastiach, ako sú IT, financie, ľudské zdroje a personál, hodnotenie výkonnosti a odmeňovanie, podmienky zamestnávania, pracovné modely, vzdelávanie a rozvoj, musia systémy, politiky a postupy fungovať na podporu strategického plánu a sprievodných prevádzkových činností. Mal by byť zavedený vhodný systém riadenia zabezpečenia kvality, ktorý by sa riadil strategickými cieľmi a neustále monitoroval normy kvality všetkých systémov vrátane vlastných, aby sa zabezpečilo, že nebránia alebo nepoškodzujú šance na dosiahnutie strategických cieľov.

Lokalita - poloha

V prípade väčšiny organizácií nie je možné polohu ľahko zmeniť a zvyčajne by sa to nespochybňovalo. Vedúci pracovníci sa však musia pozrieť na súčasné umiestnenie z hľadiska jeho strategickej vhodnosti. Ak lokalita nepodporuje stratégie, treba aspoň preskúmať alternatívy. Ak je presun na vhodnejšie miesto logisticky a finančne možný, mal by sa uskutočniť pri najbližšej príležitosti.

Fyzické zdroje v prvej línii

V prípade výrobných organizácií to zahŕňa výrobné zariadenia, stroje, vybavenie atď. V prípade organizácií v sektore služieb ide o fyzické zdroje v mieste predaja alebo v miestach dodania. Stav a kapacita fyzických zdrojov v týchto oblastiach musia byť schopné splniť prevádzkové požiadavky diktované stratégiami.

Podporné funkcie

Fyzické zdroje

Pre väčšinu organizácií to znamená oblasti činností, ako je obstarávanie, dizajn, výskum a vývoj, administratíva, financie, ľudské zdroje, údržba, marketing, predaj, distribúcia atď.

Manažéri v oblasti prvej línie a v podporných oblastiach sa musia sústrediť na dosiahnutie operatívnych cieľov, ktoré boli odvodené zo strategických plánov. Vedúci musia zaviesť systém pravidelného hodnotenia výkonnosti a konzultácií, aby sa zabezpečilo, že tieto oblasti majú primerané zdroje a fungujú efektívne.

Dodávatelia

Sú kľúčovým zdrojom, ale keďže sú mimo organizácie, často sa na nich zabúda. Kvalita zásobovania, či už ide o suroviny, zariadenia, diely, spotrebný materiál, ľudí alebo poradenské služby, je rozhodujúcim faktorom schopnosti organizácie. Ak vstupy nie sú v správnej kvalite, môžu sa zvýšiť náklady, môžu vzniknúť škody, oneskorenia a môže utrpieť prevádzková výkonnosť organizácie. Na druhej strane by sa mohlo oneskoriť alebo poškodiť dosahovanie strategických cieľov organizácie.

Ľudské zdroje

Vedúci si musí položiť otázku, či kvalita, kvantita a rozloženie ľudských zdrojov v organizácii postačuje na uspokojenie potrieb zvolených stratégií. Existujúce personálne úrovne, stupne odbornosti a skúseností, flexibilita, rozdelenie, predpokladané plytvanie alebo fluktuácia, to všetko sú oblasti, ktoré je potrebné analyzovať. Mali by sa vyhodnotiť aj nehmotné faktory, ako je úroveň morálky, motivácia, kultúrne postoje. Je potrebné vykonať audit ľudských zdrojov a v prípade zistenia nedostatkov alebo slabých stránok ich odstrániť a dostať na požadovanú úroveň.

Finančné zdroje

Zjednodušene povedané, vedúci musí byť presvedčený, že financovanie, peňažné toky a rozpočty budú spĺňať požiadavky činností. V prípade potreby a za prijateľnú cenu je potrebné získať ďalšie finančné prostriedky a prepojiť túto potrebu zdrojov s externými zainteresovanými stranami, ako sa uvádza ďalej, napríklad s bankami, akcionármi a inými investormi.

Marketing a distribúcia

Bez ohľadu na to, aký výrobok alebo službu organizácia ponúka, marketingové a distribučné funkcie sú rovnako dôležité, ak nie dôležitejšie, ako ktorákoľvek iná interná funkcia. Bez príjmov, či už z predaja zákazníkom, grantov, štátnych fondov alebo iných zdrojov, musí organizácia presvedčiť kupujúceho alebo poskytovateľa, aby jej poskytol príjmy. Tieto príjmy budú rozhodujúcim prvkom finančných zdrojov potrebných na podporu plánovanej činnosti a trvalý tok týchto príjmov musí byť chránený. To znamená zabezpečiť, aby samotná marketingová a distribučná funkcia bola primerane financovaná.

Externé zainteresované strany

Do tejto skupiny zdrojov patria akcionári, investori a iné financujúce organizácie, o ktorých sa hovorí v časti o finančných zdrojoch. Tieto zdroje je potrebné riadiť a primerane informovať. Medzi ďalšie zainteresované strany môžu v závislosti od povahy podniku patriť miestne orgány, verejné služby, miestne a/alebo celoštátne médiá, odbory, miestni obyvatelia, národné alebo medzinárodné vlády, národné alebo medzinárodné obchodné organizácie, obchodní partneri atď. Ak je podpora niektorej z externých zainteresovaných strán identifikovaná ako dôležitá pre úspech strategického plánu, potom by sa malo vynaložiť úsilie a energia na budovanie a udržiavanie pozitívnych vzťahov s nimi. Udržiavanie pozitívnych vzťahov s externými zainteresovanými stranami je nevyhnutné, pretože sú dôležitým zdrojom podpory strategického smerovania organizácie.

Nehmotné zdroje

Patrí medzi ne goodwill, reputácia a značky. Jednotlivo aj spoločne môžu byť dôležité pre úspech strategického plánu. Goodwill je hodnota prisudzovaná povesti, lojalite zákazníkov, hodnotám značky a v niektorých prípadoch aj verejnému obrazu organizácie. V peňažnom vyjadrení je to rozdiel v predajnej hodnote alebo celkovej hodnote medzi hodnotou hmotného majetku danou podniku a skutočnou hodnotou, ktorú by kupujúci zaplatil alebo ktorú by investor vypočítal pri rozhodovaní o investovaní alebo neinvestovaní. Reputácia, ktorú má organizácia medzi svojimi konkurentmi, u zákazníkov, v mentalite verejnosti, a hoci sa ťažko vypočítava, je tiež cenná. Značky môžu byť veľmi cenné, ako dokazujú niektoré z najznámejších, ktoré vyvolávajú okamžité pozitívne reakcie na celom svete. Tieto nehmotné aktíva sú zdroje s hodnotou, ktoré strategický plán zohľadní a využije, prípadne plánuje chrániť alebo rozvíjať ako súčasť plánu. Vedúci musí zabezpečiť, aby sa tieto zdroje, tieto aktíva, efektívne spravovali a podporovali strategický plán podľa zámeru.

Manažment

Efektívnosť jednotlivcov a tímov, ktoré tvoria manažment organizácie, je rozhodujúca pre úspech zvolených stratégií. Bez efektívnej siete manažmentu, ktorá podporuje plánované činnosti a usiluje sa o dosiahnutie strategických a operatívnych cieľov, stratégie zlyhajú. Vedúci musí zaviesť účinnú sieť manažmentu a zabezpečiť, aby tento veľmi cenný zdroj sám o sebe mal primerané zdroje.

Prevádzkoví zamestnanci

Žiaľ, tento zdroj, táto skupina ľudí, je často prehliadaná, keď sa diskutuje o dosahovaní strategických cieľov. Nesprávne sa predpokladá, že ciele sa dajú dosiahnuť, ak je k dispozícii dobrý manažment, dobré vedenie a primerané finančné a materiálne zdroje. Nie je to pravda. Ak pracovná sila nie je primerane kvalifikovaná, skúsená, spôsobilá, neustále sa rozvíjajúca a odhodlaná podporovať dosahovanie strategických plánov, potom plány zlyhajú. Je veľmi dôležité, aby boli prevádzkoví zamestnanci vo všetkých funkčných oblastiach zapojení, informovaní a presvedčení o podpore strategického plánu. Úlohou vedúceho je v tomto prípade zabezpečiť, aby sa to podarilo manažérskemu tímu.

Vedenie

Posledným zdrojom, na ktorý sa zameriavame, je vedenie organizácie. Úlohou lídra (lídrov) je viesť organizáciu do budúcnosti smerom a v stave, ktorý zabezpečí, že organizácia bude úspešná. Bez ohľadu na to, aký smer sa zvolí a aké je meradlo úspechu, vedenie musí zabezpečiť, aby bol strategický plán v každej fáze a v každej oblasti činnosti primerane zabezpečený zdrojmi. Okrem toho musí vedenie zabezpečiť, aby organizáciu viedlo vhodným spôsobom, pričom musí prijať vhodný štýl vedenia pre každú etapu cesty, na ktorú strategický plán organizáciu vedie.

Zhrnutie

Na začiatku článku sme uviedli, že nie je logické stanoviť priority alebo poradie zdrojov potrebných na podporu strategického plánu. Škála zdrojov je široká a rôznorodá a všetky by sa mali považovať za rovnako dôležité. Každá etapa a každá oblasť činnosti musí mať primerané zdroje, inak môže dôjsť k vážnemu poškodeniu šancí na úspešnú realizáciu plánov. Z tohto pravidla však existuje jedna výnimka, a to pokiaľ ide o vedenie. Vedúci (vedúci) musí zabezpečiť, aby bol plán primerane zdrojovo zabezpečený, a potom prijať zodpovednosť za to, že je najdôležitejším zdrojom zo všetkých. Bez základného zdroja, ktorým je účinné vedenie, bez ohľadu na to, ako dobre sú zabezpečené a použité ostatné zdroje, plány zlyhajú.