Ako fakturovať UpWork zo Slovenska

Upwork je globálna platforma pre freelancerov, ktorá spája poskytovateľov služieb s klientmi. Na platforme môžete nájsť alebo poskytovať širokú škálu služieb, ako je písanie, dizajn, programovanie a marketing. 

Freelanceri (predajcovia na voľnej nohe) si môžu vytvoriť profil, prezentovať svoje zručnosti a predkladať ponuky na projekty, ktoré zverejňujú klienti z celého sveta. Upwork poskytuje nástroje na sledovanie času, fakturáciu a komunikáciu s cieľom zefektívniť spoluprácu medzi freelancermi a klientmi. Platforma účtuje poskytovateľom poplatok za služby na základe ich zárobkov. Poplatok sa môže časom znižovať, keď dlhodobo pracujete pre konkrétneho klienta.

Upwork je teda tretia strana. Platforma, ktorá vás ako poskytovateľa dostane ku klientom, a zároveň klientom ponúka na výber pracovníkov z celého sveta. Podobne platformy sú Fiverr a Freelancer, ktoré fungujú na podobnom princípe s pár odlišnosťami.

Ako funguje fakturovanie na UpWorku ako kupujúci

Keď si nájdete dodávateľa, dodá vám služby a dostanete faktúru od UpWorku, ktorú si môžete dať do nákladov. Ako kupujúci na UpWorku nemusíte riešiť nič extra oproti akejkoľvek inej daňovej udalosti.

Stačí, keď sa na to pozriete so svojím účtovníkom, či budete mať v rámci faktúr do nákladov všetky potrebné údaje a správne evidovanie DPH resp. DPH podľa §7a (administratívny platiteľ DPH).

Dokonca, ak podnikáte ako živnostník a neplatiteľ DPH s jednoduchým účtovníctvom, a pri daňovom priznaní si aplikujete paušálne výdavky (a nie reálne náklady), nemusíte riešiť vôbec nič.

Ako funguje fakturovanie na UpWorku ako predajca - freelancer a poskytovateľ

Ak plánujete alebo už predávate služby cez UpWork, trochu sa vám účtovníctvo a fakturácia skomplikuje. V prvom rade nezabudnite, že práca cez UpWork je podnikanie, takže budete potrebovať živnosť, prípadne spoločnosť s ručením obmedzeným (s. r. o.). Pravidelné podnikanie je na Slovensku legálne iba a ste právnická osoba alebo fyzická osoba podnikateľ (živnostník - SZČO).

V skratke - UpWork za každú zákazku vystaví 2 faktúry

1. Faktúru vo vašom mene pre klienta - slúži aj ako vaša príjmová faktúra
2. Faktúru za sprostredkovanie - slúži pre vás ako nákladová faktúra za poplatok

Najprv si vysvetlíme 2. Faktúru za sprostredkovanie

Ide o doklad o tom, že ste zaplatili UpWorku za ich služby. Túto sumu si UpWork strhne priamo z vášho účtu, takže nemusíte riešiť nový bankový prevod alebo platbu kartou.

Ak ste živnostník a vediete len daňovú evidenciu, túto faktúru si uschovajte, archivujte a zálohujte. Okrem toho ju nemusíte riešiť.

Ak vediete účtovníctvo (jednoduché alebo podvojné) a/alebo si aplikujete reálne výdavky a náklady - túto faktúru odovzdajte aj účtovníkovi, aby bola správne zaúčtovaná a aby ste si poplatky za služby UpWorku dali do nákladov.

A teraz to najdôležitejšie - fakturácia klientov a príjmov z UpWorku

To najdôležitejšie je zároveň najviac komplikované a na sto percent vám odporúčam, aby ste sa poradili s účtovníkom. Práca, fakturácia a najmä účtovníctvo UpWork sa môže veľmi komplikovať tým, že UpWork je americká firma a klienti môžu byť z celého sveta, zo Slovenska, z iných členských štátov EÚ alebo aj z krajín mimo EÚ.

Avšak v skratke, UpWork vystaví faktúru vo vašom mene (Invoice), ktorú pošle klientovi ako daňový doklad o tom, že klient zaplatil za službu. Táto faktúra je zároveň váš príjmový doklad. Váš klient je odberateľ (Bill to) a vy ste dodávateľ (Bill from).

Ako predajca na UpWorku nemusíte manuálne vytvárať a posielať klientovi faktúru, pretože to robí UpWork za vás a vo vašom mene. Vzniká pritom viacero účtovníckych problémov a nezrovnalostí, pretože tieto faktúry od UpWorku nie sú úplne v súlade s tým, ako funguje účtovníctvo a účtovné softvéry na Slovensku.

Preto sa určite poraďte s účtovníkom o tom, ako konkrétne môžete fungovať na UpWorku v súlade so zákonmi a účtovníckymi pravidlami.

Zároveň, UpWork funguje primárne v amerických dolároch, takže sa vám skomplikuje aj fakturácia. Faktúry budú (pravdepodobne) vždy v dolároch, ktoré musíte podľa zákona konvertovať podľa kurzu NBS. Túto konverziu je potrebné vykonať podľa kurzu NBS, ktorý bol aktuálny najbližší predošlý pracovný deň pred dňom úhrady. Ak je faktúra uhradená v utorok, použijete kurz NBS z pondelka. Dobrá správa - fakturačný softvér Fintoro to spraví automaticky a po pridaní úhrady dokladu v cudzej mene automaticky aplikuje správny výmenný kurz z 1 pracovného dňa pred dátumom úhrady.

Okrem toho, podľa vašej podnikateľskej situácie a sídla vašich klientov sa budete pravdepodobne musieť zaregistrovať ako administratívny platiteľ DPH podľa §7a - ak sú vaši klienti z iných členských štátov EÚ. To vám potvrdí a pomôže s tým váš účtovník.

Výhodou je, že väčšina klientov na UpWorku je z USA a iných štátov, ktoré nie sú v EU a možno sa vám podarí fungovať aj bez IČ DPH.

Ako môžete faktúry od UpWorku zosúladiť so slovenským účtovníctvom

To, že faktúry od UpWorku nie sú ideálne môžete vyriešiť jednoducho. Faktúry pre vašich klientov, ktoré vytvára UpWork, si vytvoríte duplicitne cez fakturačný softvér. Tieto faktúry budú obsahovať všetky údaje z pôvodnej faktúry, ale budú obsahovať aj ostatné údaje na klasických faktúrach a získate mnohé výhody.

Cez fakturačný softvér vytvoríte novú faktúru za každú upworkovú. Prekopírujete všetky údaje vrátane číselného radu (čísla faktúry). Ktoré údaje sú na faktúre najdôležitejšie:

1. Meno a fakturačné údaje dodávateľa - vás ako predajcu a poskytovateľa služieb cez UpWork
2. Meno a fakturačné údaje odberateľa - vášho klienta
3. Položky, ceny a dátum vystavenia, dodania a splatnosti

Samozrejme aj poznámku, ako je napríklad info o “VAT reverse charge”, čo súvisí práve s IČ DPH a platiteľom DPH podľa §7a.

Keď si budete takto duplikovať UpWorkové faktúry do fakturačného softvéru, získate množstvo výhod. Napríklad softvér Fintoro vám ponúka:

• Hromadný export faktúr pre účtovníka a účtovné softvéry
• Možnosť pridať viac členov tímu, napríklad aj účtovníka
• Prehľady a grafy
• Automatické a zákonne správne prepočítanie výmenných kurzov (napr. z USD do EUR)

Zhrnutie fakturácie na UpWorku

1. Faktúru vo vašom mene pre klienta vystaví UpWork (vaša príjmová faktúra)
2. Faktúru za poplatky vám vystaví UpWork (do vašich nákladov)
3. Príjmová faktúra (na ktorej ste ako dodávateľ (Bill from) a váš klient ako odberateľ (Bill to) nie je v úplnom súlade s bežnou účtovníckou praxou - preto predaj cez UpWork a účtovanie dokladov od UpWorku konzultujte s účtovníkom.
4. Ak si chcete zjednodušiť fakturáciu a následne aj účtovníctvo, zvážte duplikovanie faktúr do fakturačného softvéru, napr. Fintoro, ktoré vám ponúka viaceré možnosti automatizácie, exportov a ďalších.

Otázky a problémy s fakturáciou na UpWork

Musím mať IČ DPH (VAT ID)?

Konzultujte s účtovníkom. Vo všeobecnosti áno, musíte byť aspoň platiteľom DPH podľa §7a ak chcete poskytovať služby klientom z členských štátov EÚ. Môže sa ale stať, že UpWork od vás bude vyžadovať VAT ID (IČ DPH) už pri registrácii účtu.

Na faktúrach od UpWorku sú divné číselné rady pre faktúry, čo s tým?

Áno. V ideálnom prípade chcete pri fakturácii súvislý a zrozumiteľný číselný rad. Napríklad: Faktúra 2025001 a ďalšia faktúra bude Faktúra 2025002. Pričom by čísla mali byť neprerušované a zrozumiteľné. Na faktúrach z UpWorku budú čísla nesúvislé, rozhádzané a pravdepodobne úplne iné, ako keď robíte faktúry pre iné projekty mimo UpWorku. 

Číselný rad faktúr môže byť takýmto spôsobom rozhádzaný a “nezymselný” iba ak je to obhájiteľný stav. V tomto prípade sa to dá obhájiť tým, že UpWork, ktorý tieto faktúry vytvára, je tretia strana a vy ako dodávateľ nemáte vplyv ani možnosť zmeniť číslovanie faktúr. Tým pádom by rôzne čísla faktúr nemali byť problém.

Aké mám povinnosti ako predajca cez UpWork?

Práca cez UpWork je podnikanie, takže budete potrebovať živnosť alebo firmu. Veľmi odporúčam nájsť si účtovníka, ktorý pochopí vaše podnikanie a aj účtovanie dokladov z UpWorku. Fakturáciu a účtovníctvo si môžete zjednodušiť tak, že faktúry od UpWorku budete duplicitne vytvárať cez klasický fakturačný softvér, napr. Fintoro. Vďaka tomu budete vedieť všetky faktúry hromadne exportovať do účtovných softvérov a získate veľa iných automatizácií a výhod.

Ako prebieha párovanie platieb a faktúr cez UpWork?

UpWork a iné platformy fungujú často tak, že viacero zákaziek (klientov a faktúr) je súčasťou iba jednej platby z UpWorku na váš bankový účet (lump sum platba). Takže súčasťou jednej transakcie na bankovom účte môže byť 5 faktúr pre 5 rôznych klientov. V účtovníctve sa jednotlivé faktúry (od UpWorku vašim klientom) a nákladové faktúry (od UpWorku pre vás za poplatky a ich služby) priradia k bankovej transakcii.

Ako efektívne začať s predajom cez UpWork?

Začiatky sú najťažšie. Prioritou pre vás ako nového predajcu bude získať prvé zákazaky, pozitívne recenzie a hodnotenia, a referencie. UpWork a iné platformy majú aj rôzne systémy odznakov, ktoré získate za kvalitnú a konzistentnú prácu.

To ale znamená, že hlavne na začiatku budete musieť konkurovať ostatným najmä nízkou cenou. Keď budete mať už niekoľko dobrých hodnotení a dokonečných projektov, môžete začať zvyšovať cenu, pretože budete dôveryhodnejší a klienti sa na vás budú môcť lepšie spoľahnúť.

Nezabudnite aj na kvalitnú komunikáciu, rýchle odpisovanie klientom a prípadne možnosti, ako by ste klientom mohli pomôcť nad mieru toho, čo požadoval. To môže znamenať, že ak nájdete na webstránke klienta napríklad nefunkčný odkaz na Instagram, alebo nejakú gramatickú chybu, dajte mu o tom vedieť. Vybudujete si s ním oveľa silnejší vzťah do budúcna a možno získate ďalší projekt a opakujúceho sa odberateľa.

Držíme palce. Podnikanie a globálne freelance trhy sú perfektné, pretože vám dajú prístup k tisíckam klientov a projektov. Keď zvládnete začiatky a získate prové pozitívne recenzie, môžete sa do toho pustiť naplno.

Ak chcete diverzifikovať portály, na ktorých môžete predávať svoje služby, môžete sa pozrieť aj na Fiverr a na náš článok o tom, ako sa fakturuje práca z Fiverru.

Právne vyhlásenie: tento článok a obsah na webstránke Fintoro.sk nie je daňovým, finančným ani právnym poradenstvom. Svoju konkrétnu situáciu vždy konzultujte s odborníkom. Fintoro je poskytovateľ a vývojár softvéru na fakturáciu a nespokytujeme konzultačné, daňové ani právne služby.